Результат в процессе

Наше поколение долго учили тому, что «главное – это результат», «победителей не судят», а «на войне все средства хороши». В современной реальности все это звучит уже немного дико, ведь наше цивилизованное общество стремится к экологичным отношениям даже в деле достижения целей. Более этикоцентрированным становится и бизнес. Если раньше прибыль была единственным критерием успеха, то сейчас ценят продуманную бизнес-модель, которую можно масштабировать. А это уже переход от случайных кушей к стратегическому доходу.

С САМЫХ АЗОВ

Согласно последним тенденциям построения бизнеса, компания – это совокупность бизнес-процессов, которые позволяют ей регулярно перемещаться из состояния «заказ клиента» в состояние «готовый заказ клиента». Отдельно взятый бизнес-процесс представляет собой последовательность действий человека в целях получения конкретного результата. На словах все выглядит простым и очевидным, но именно до тех пор, пока каждый сотрудник думает только о своем участке работы. Ведь специалисту абсолютно понятно, что необходимо делать, если он маркетолог, продавец и бухгалтер. Вот тут и начинается магия бизнес-процессов.

Представьте себе небольшую компанию, в которой все друг друга знают и работают слаженным коллективом довольно давно. Мечта, а не бизнес. Вот есть, скажем, процесс закупки, по которому необходимо провести независимый внутренний тендер, следуя определенной процедуре. И условный Михаил Иванович знает по опыту, какие стадии на этом этапе можно опустить, обойти, проигнорировать, чтобы выбрать поставщика быстро. А что с качеством такого решения? Несоблюдение правил оптимально прописанной процедуры, конечно, ведет к его потере.

Но пришло время заменить одного сотрудника на другого. Как быстро новобранец разберется в рабочих процессах, выстроенных «по опыту»? А если он только выпускник ВУЗа? По недавнему опросу работодателей, проведенному Агентством Стратегических Инициатив совместно с Минпромторгом России, выяснилось, что большинство оценивает средний период адаптации выпускников в компании в 3–6 месяцев или в 6–12 месяцев (по 35 % респондентов для каждой группы). А это в пересчете на затраты колоссальная цифра. И какой уж тут бизнес…

БОЛЬШАЯ РАЗНИЦА

Понимание различий природы бизнес-процессов позволяет правильно расставить акценты в грамотно спланированной бизнес-модели. Итак, в стандартном случае у нас есть три вида бизнес-процессов: основные, управляющие и вспомогательные.

Если мы имеем дело с производственной компанией, то очевидно, что основными процессами будут те, которые относятся к производству продукта. То же касается услуг. К примеру, в учебном центре основным бизнес-процессом будет оказание услуги по обучению; а значит, создание рабочей программы, подбор преподавателя, проведение занятий, выпуск удостоверяющих документов и многое другое тоже относится к основным бизнес-процессам. Они определяются исходя из результата, ценного для потребителя.

В то же время ни одно производство или оказание услуг не обойдется без вспомогательных бизнес-процессов, таких как бухгалтерский учет, закупки, безопасность, юридическое сопровождение, IT. Их можно выделить по ресурсам, которыми снабжается компания. Например, управляющие бизнес-процессы характеризуются наличием объекта, над которым осуществляется управляющее воздействие. Стратегия, управление персоналом и связями с общественностью, бизнес-инжиниринг, СМК – то, что заключено в блоке управляющих бизнес-процессов.

На крупных предприятиях нередко выделяют еще один вид – развивающие бизнес-процессы: инвест-программы и программы развития. Например, запуск нового вида продукции или выход на новый рынок сбыта – все это относится к сфере развития бизнеса и требует особого построения бизнес-процессов.

ВСЕ ХОДЫ ЗАПИСАНЫ

«А разве возможно описать все то, что я делаю на рабочем месте?» – самый частый вопрос, который я слышу на своих тренингах. Описывать бизнес-процессы просто необходимо. Во-первых, сразу становится очевидным, как много времени уходит впустую. Во-вторых, наглядно видно, что мы делаем не так, и что нужно поменять, а это уже шаг к оптимизации. В-третьих, видны узкие места, в которых возникает риск (про риски мы еще поговорим подробнее).

Описанием бизнес-процессов обычно занимается не аффилированный сотрудник или внешний консультант. Здесь важна непредвзятость, ведь на первом этапе нам необходимо получить состояние «как есть». Здесь широко используется методика «поход на Гембу». Гемба с японского буквально – «реальное место». Этот термин заимствован из концепции Лин (от англ. lean production – «бережливое производство») и используется для обозначения места, где непосредственно производится работа, или еще более точно – места, где создается ценность для потребителя.

Итак, сотрудник вооружается картами создания ценности или блок-схемами, которые составляются проектной командой или отделом качества заранее. Начинается самое интересное – поиск. Ищем несоответствия, потери и данные. В результате получаем задокументированный реальный бизнес-процесс. Уже при «походе на Гембу» можно проследить все несовершенства на конкретном участке. Но полученный материал – это только фактура, которая ляжет в основу описания конечного бизнес-процесса.

ИГНОРИРОВАТЬ НЕЛЬЗЯ ОПТИМИЗИРОВАТЬ

Для устранения недостатков в каждый бизнес-процесс постепенно вносятся изменения, которые отрабатываются в полевых условиях. Замеряется влияние изменений на время, установленное KPI, а также на потенциальные риски, возникающие на данном участке. В определенный момент находится баланс между поставленной перед конкретным бизнес-процессом целью и ограниченными ресурсами (время, затраты, характеристики продукта и т.д.). Этот баланс и считается оптимумом бизнес-процесса в данных условиях. Мониторинг позволит своевременно выявлять удачное время для очередной корректировки наблюдаемого процесса.

В итоге на один бизнес-процесс (например, доставка товара потребителю) мы получаем: карту оптимизированного бизнес-процесса, его описание и должностную инструкцию для сотрудника – владельца данного бизнес-процесса. Благодаря такому арсеналу собственник знает, что происходит на каждом участке его бизнеса, сотрудник показывает высокую эффективность, новичок за пару недель уже находится в строю. А как работает ваш бизнес?

КТО НЕ РИСКУЕТ…

Теория и практика современного менеджмента не так давно породила новую область знаний – управление рисками. И хотя глобальные финансовые кризисы известны человечеству давно, только в XX веке мы задумались о том, что вероятностью и ущербом случайного события можно управлять.

Риск – комплексное понятие, определений которому множество, но я предпочитаю говорить о риске как о событии, которое может повлиять на достижение поставленной цели. Это относится как к бизнесу, так и к личным, бытовым ситуациям.Заметьте, что в моем определении нет негативного содержания. И действительно, риск – понятие нейтральное, его влияние может быть как позитивным, так и негативным. Эмоциональную окраску мы даем событиям сами, и порой не совсем объективно. Известен пример, ставший, наверное, уже классическим, когда в период падения курса рубля в конце 2014 года, для большинства компаний это был валютный риск с оценкой негатива. Однако ОАО «Сургутнефтегаз» выиграл в этой ситуации, потому что большая часть денежных активов компании хранилась в долларах. Капитализация компании выросла, и акции пошли вверх. Что же это такое, если не возможность? Именно поэтому риск рассматривают и как угрозу, и как возможность одновременно.

Система управления рисками состоит из пяти этапов, но проблемы, как правило, начинаются с самого начала на стадии идентификации. Это самый болезненный вопрос для практиков. «Ну как я должен выявить свои риски?» – часто слышу я от собственников бизнеса. Мой ответ прост – грамотно описывайте свои бизнес-процессы и вы увидите все «узкие места» на ключевых участках. Начните с основных, ведь именно они создают конечный продукт, представляющий ценность для потребителя.

Когда у вас перед глазами карта бизнес-процесса (как правилооформленная в виде блок-схемы), вы прямо на ней можете отметить участки повышенного риска. Например, в процессе оценки залогового имущества, таким участком, с точки зрения банка, будет оценка объекта на месте, ведь собственник может вступить в сговор с экспертом и манипулировать результатами оценки.

Этап выявления риска один из наиболее важных, потому чтоте риски, которые не будут определены сейчас, не попадут наследующие этапы системы управлениями рисками, а следовательно, будут игнорироваться. Описанные бизнес-процессы помогают и на последующих стадиях менеджмента риска, но это совсем другая история.

Текст: Нина Гришина
PhD, кандидат экономических наук, доцент,
ученый-исследователь в области психологии бизнеса,
эксперт в сфере бизнес-образования

Читайте также

Подборка Human

В Саратов приезжает сын Андрея Кончаловского

С 16 по 19 октября в Саратове пройдет…

Еда / 15.10.2018
Без глютена и лактозы: веганская карта Саратова

После материала-подборки магазинов загорелись идеей составить очень жизненный гид…

Актер Алексей Панин снимает свой первый фильм в Саратове

С 27 сентября на территории Саратовской области скандально…

Сказка о потерянном времени или как в Саратове стрелки крутили

Однажды в одном городе С. задумали перевести время…

Научпоп и современное искусство: где послушать лекции в Саратове

Для тех, кто устал от мониторов гаджетов и…

Переход на московское время снова будут обсуждать

На прошлой неделе в общественную палату области обратилась…